Projektmanagement

Der Projektstrukturplan (plattdeutsch: "work breakdown structure") ist die Gliederung eines Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben. In diesem wichtige Element des Projektmanagements müssen alle Tätigkeiten und Aufgaben erfasst sein.

Zusätzlich sollte zumindest eine grobe Zeitstruktur erkennbar sein, indem man Meilensteine setzt und für bestimmte Teilaufgaben festlegt, wann diese abgeschlossen werden.

Die Teilaufgaben müssen dazu in organisatorisch delegierbare Arbeitspakete zerlegt werden. Die Arbeitspakete sind immer die untersten Elemente des Projektstrukturplans und lassen eindeutig erkennen, ob dieser Arbeitsauftrag abgeschlossen wurde oder nicht. Diese Arbeitspakete sind damit die zentralen Steuerungseinheiten im Projekt!

Ein Arbeitspaket beschreibt daher immer eine Aufgabe im Detail und führt zu einem überprüfbaren Ergebnis. Arbeitspakete sind also durch einen definierten "input" und "output" mit dem Projekt verzahnt. Wichtig ist auch, dass sie ganz klar in der Verantwortlichkeit einer Organisationseinheit (Individuum oder Team ist dabei egal) zugeordnet werden kann.

Für das einzelne Arbeitspaket sollte der Zeit- und Kostenbedarf im Vergleich zum Gesamtumfang recht gering sein. So ist eine Steuerung der Kosten für das gesamte Projekt besser durchführbar und die Arbeitspakete werden zu einer Basis für die Kosten-, Zeit- und Ressourcenplanung sowohl für Kapazitäten und Sachmittel als auch für die Ablaufplanung (üblciherweise mit Balkendiagramm oder Netzplan).

Ein Projektziel ist ein "nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes". Das Projektziel gibt allerdings niemals schon den Lösungsweg vor sondern hlält alle Möglichkeiten offen!

Für ein Projekt müssen zwei Arten von Projektzielen unterschieden werden. Sogenannte Oberziele sind strategische Ziele und leitend für das Projekt. Diese Ziele kann man weiter in Teilziele differenzieren, auf dieser Basis entstehen konkrete Handlungsziele, also möglichst quantifizierten Anforderungen. Nur wenn diese erfüllt sind, ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen.

Es empfiehlt sich, nicht mit den konkreten Zielen zu beginnen, sondern sich zunächst einmal über die abstrakten strategischen Ziele Gedanken zu machen. Eine mögliche Vorgehensweise dazu ist es, alle Ziele die der Projektgruppe einfallen auf Karten zu schreiben und diese dann auf einer Pinnwand zu clustern. Dabei kann dann eine Hierarchie für die Ziele festgelegt werden.

Um Probleme in Angriff zu nehmen und zu lösen kennt man einen Problemlösungszyklus.

Phase 1:
Was ist los, worin besteht das Problem genau?
Bevor losgegangen und versucht wird etwas zu tun ist der Analytiker gefragt. Nur wenn man die Situation kennt, kann man sich überlegen, wie das Problem oder die Aufgabe in den Griff zu bekommen ist. "Wer in der Lage ist, einen Ist-Zustand zu beschreiben, gründet eine Beratungsfirma."

Phase 2:
Was soll erreicht werden?
In dieser Phase wird das Ziel des Projekts festgelegt. Hier sind Visionäre die richtige Besetzung, aber auch Strategen können hier ihre Stärken ausspielen.

Phase 3:
Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?
Hier kommen Kreative zum Einsatz - möglichst viele Ideen sollten hier in einem Brainstörming gesammelt werden. Wichtig ist dabei, nicht betriebsblind zu sein, also z.B. Software-Werkzeuge zu verwenden, weil man sie immer schon verwendet hat. "Für jemand mit einem Hammer sieht alles aus wie ein Nagel."

Phase 4:
Welche Lösung ist die beste?
Jetzt kommt die Stunde der Entscheider! Um mit verschiedenen Kriterien eine Entscheidung zu fällen bietet sich traditionell die Nutzwertanalyse an.

Phase 5:
Wie soll die Lösung umgesetzt werden?
Das ist nun endlich eine Aufgabe für den Pragmatiker. Jetzt kann endlich die Arbeit verteilt, das Projekt geplant und Werkzeug in die Hand genommen werden.

Phase 6: (in der Literatur meist unterschlagen)
Wurde das Ziel erreciht?
In der Reflektion muss der Analytiker wieder ran. Damit entsteht auch der Übergang zu Phase 1 - falls noch etwas zu tun ist, abhängig davon ob das Ziel erreicht wurde und alle Aufgaben zielgerichtet bewältigt wurden.