Projektmanagement

Pocklington's Mantra

nospam@example.com (Projektleiter) — Mon, 06 Jul 2009 16:42:41 +0200

Dr. Jackie Pocklington ist amerikanischer Staatsbürger und lehrt seit 2000 als Professor für Wirtschaftsenglisch und technisches Englisch an der Beuth Hochschule für Technik in Berlin.

Von ihm kommt Pocklington's Mantra für Präsentationen: "Announce, click and wait!" Mit dieser Technik kann man ohne großen Aufwand jede Präsentation aufwerten, wenn man den Ablauf der Folien genau kennt.

Ein deutliches Beispiel: Auf einer Folie soll ein Diagramm gezeigt werden, auf dem man irgendeinen Sachverhalt erkennen kann. In jeder Durchschnittspräsentation wird eine Folie gezeigt, dann erklärt der Vortragende sofort, was zu sehen ist. Allerdings ist in die frische Folie hinein vorgetragen die Aufmerksamkeit des Publikums stark reduziert. da es damit beschäftigt ist sich auf dem Diagramm zu orientieren.

Besser ist jedoch eine Ankündigung wie: "Damit kommen wir zur Analyse der ... ich habe dazu ein Diagramm vorbereitet, in dem man die ... in Abhängigkeit von ... sehen kann." Klick. Diagramm ist da. Fünf Sekunden Pause für die Zuschauer. Erst jetzt kommt die Erläuterung hinterher.

Anderes Beispiel: "Mein Vortrag gliedert sich in drei Teile." Klick. Folie mit Agenda erscheint. Warten. Die Zuschauer müssen alles gelesen haben können. Erst jetzt wird ausführlich erläutert in welche Teile der Vortrag gegliedert wurde.

Moderator bei Präsentationen

nospam@example.com (Projektleiter) — Tue, 13 Jan 2009 15:00:00 +0100

Besonders für mehrere Präsentationen bietet es sich an, einen Moderator die Themen und Vortragenden kurz vorstellen zu lassen. Neben der Begrüßung und Verabschiedung des Publikums kann er den Zeitplan einhalten und auch die Pause einleiten, falls ein Catering stattfindet auch solche organisatorischen Dinge erläutern.

Besonders ein diskretes Zeitmanagement ist für den Vortragenden als auch für das Publikum positiv. Mit dem Vortragenden kann z.B. vereinbart werden, dass der Moderator ein paar Minuten vor Ende der Präsentation zum Vortragenden kommt um dezent und wortlos durch sein Erscheinen auf das Ende der Vortragszeit hinzuweisen. Überziehen der Redezeit geht zu Lasten der folgenden Vorträge und auf die Nerven des Publikums und ist eine der schlimmsten Unsitten bei Vorträgen!

Nach dem Vortrag sollte sich der Moderator beim Vortragenden bedanken und die Fragerunde einleiten. Dazu kann man Fachfragen aus dem Publikum anfordern und auch als Moderator sollte man die eine oder andere Frage vorher bereitgelegt haben, um das Fachgespräch mit einem trägen Publikum in Gang zu bringen.

Perfekt wäre es, wenn sich eine kontroverse Diskussion ergibt, bei der die wichtigsten pro und contra zum Diskurs kommen. Dies zu steuern ohne selbst einzugreifen und ausgreifende Diskussionen zu mäßigen ist dabei die Kunst des Moderators. Der Moderator sollte dabei auch dezent für Ruhe im Raum sorgen, Getuschel kann aufgegriffen werden mit dem Kommentar "Ihre Fragen können hinterher gestellt werden!".

Zustandsdiagramme

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 11 Dec 2008 09:53:51 +0100

Zustandsdiagramme sind eine Form in UML die den Zustand von Objekten darzustellen und gehören zu den Verhaltensdiagrammen.

Der Zustand ist vor allem dadurch gekennzeichnet, welcher Wert in den Attributen gespeichert ist und gilt für alle Objekte einer Klasse. Da ein Objekt während seines Lebens verschiedene Zustände annehmen kann, ist es interessant darzustellen, durch welche Aufruf von Methoden des Objekts sich welche Attribute ändern.

Die Methoden können entweder direkt aufgerufen werden oder das Objekt bekommt Nachrichten, die dazu führen, dass die Methoden aufgerufen werden. Man kann das Zustandsdiagramm sozusagen als Verfeinerung der Darstellung einer Klasse in UML betrachten.

Alle Zustände sollten einen Namen bekommen der den Zustand verbal beschreibt, wie "aktiv" oder "wartend". Diese Namen sollten auch nicht verwechselt werden können, innerhalb einer Klasse sind sie ohnehin einmalig. Wenn in anderen Klassen ähnliche Zustände erreicht werden können, dann sollten Verben und Adjektive mit einem Begriff ergänzt werden, der deutlich macht wozu der Zustand gehört.

Natürlich kann man gar nicht alle möglichen Zustände abbilden, aber die wesentlichen Zustände des Objekts und wie es dazu kommen kann (Zustandsübergänge, sog. Transitionen "feuern") sollten dargestellt werden.

Ereignisse die zu der Transition führen werden neben den Pfeil geschrieben, der die Zustände miteinander verbindet ("nach einer Sekunde", "täglich um 3:00 Uhr", "bei Druck auf Abbruch-Button"), bei Voraussetzung einer Bedingung kommt diese in eckige Klammern.

Unbedingt darzustellen sind der Anfangszustand und ein oder mehrere Endzustände, insbesondere der Fall, wann das Objekt gelöscht wird.

PowerPoint-Karaoke

nospam@example.com (Projektleiter) — Wed, 10 Dec 2008 11:01:00 +0100

Man stelle sich vor: Als Referent steht man am Beamer und sieht eine Präsentation zum ersten Mal. Genauer gesagt: Nur die Titelfolie einer solchen, die das Publikum oder eine Spielleiter gerade für diesen Zweck ausgesucht hat. Vom Thema hat man dann natürlich keine Ahnung, soll aber fünf Minuten wacker improvisieren und damit die Zuschauer unterhalten.

So etwa funktioniert PowerPoint-Karaoke, das Holm Friebe von der Zentralen Intelligenz Agentur schon 2006 in seinem Blog Riesenmaschine vorgestellt hat. Dabei sind es vorzugsweise Horrorfolien zu Trivialthemen, die hier auf der Liste der bevorzugten Slides stehen.

Warum das Spass macht ist schwer zu beschreiben, das muss man schon selbst einmal ausprobiert haben. Auf jeden Fall bietet das Spiel eine Möglichkeit, seine rhetorischen Fähigkeiten auf spielerische Weise zu verbessern. Zudem kann Powerpoint-Karaoke als Parodie auf sinnlose Präsentationen betrachtet werden.

Zum Thema PowerPoint-Karaoke gibts natürlich passenderweise auch eine PowerPoint-Slideshow, um das Spiel vorzustellen.

Interkulturelle Handlungskompetenz

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 10 Jul 2008 17:59:30 +0200

Ein Europäer wird beispielsweise die aisatische Kultur nie ganz verstehen. Natürlich sind Vietnamesen die hier in Deutschland leben weit weniger "streng", sie wissen auch was Messer und Gabeln sind. Trotzdem schadet es nicht ein paar Regeln zu beherzigen.

Ein wenig Interkulturelle Handlungskompetenz schafft Freundschaft und die Asiaten werden dir für deine Mühe und dein Interesse sehr danken - Du kannst davon ausgehen, daß sie dich dann sehr oft einladen werden. Das ist teilweise schon recht amüsant und höllisch kompliziert. Gegen Tischregeln in Vietnam sind unsere "guten Manieren" richtig einfach gestrickt.

Nur mal das wichtigste in Kürze. Die Asiaten wissen natürlich schon, dass die eigentümlichen Europäer sich unhöflich benehmen und sie verzeihen das wenn man wenigstens im Ansatz versucht, nicht all zu peinlich aufzufallen.

Mal ein Beispiel. Du wirst von einer vietnamesischen Familie zum Essen eingeladen. Du kennst die Familie nicht? Dann sagt man ab mit den Worten, heute leider nicht, das nächste Mal gerne.

Du kennst die Familie? Dann sagt man immer zu, alles andere wäre unhöflich. Richte Dich darauf ein, daß das ganze 6 Stunden oder länger dauern wird.

Wenn Du kommst, dann gibt es grünen Tee. Ist der Tee in großen Tassen, so trinkt man niemals ganz leer, bei kleinen Tassen wird leer getrunken. Wenn (fast) leer, wird nachgeschenkt, niemals selber nachschenken. Möchtest Du keinen Tee mehr, dann trinke sehr sehr langsam. Trinke überhaupt erst, wenn man Dich dazu auffordert, nicht vorher.

Das Essen kommt, jetzt gibt es wieder viele Regeln. Schlürfen und Schmatzen zeigt wie gut es Dir schmeckt! Rülspen dagegen nicht, höchstens ein verhaltenes Bäuerchen hinter vorgehaltener Hand! Rülpsen ist auch nicht so höflich. Warum schmatzen und schlürfen? Weil durch die Luftzirkulation im Mund die Aromastoffe der Speisen besser wahrgenommen werden können, es hat also durchaus seinen Grund. Auch gibt es einen praktischen Grund, versuche mal den Restreis in der Schüssel nur mit Stäbchen zu essen, ohne "schauffeln", das geht gar nicht.

Mit vollem Mund wird geredet, wehe wenn nicht, dann bist Du ein Sauertopf. Du kannst Dir selber wieder etwas auf den Reis in der Schüssel geben oder das von jemanden machen lassen der die Familie schon gut kennt, im Zweifelsfall vom Gastgeber. auch dann, wenn noch Reis in der Schüssel ist. Niemals nimm Dir Reis, wenn noch Reis in der Schüssel ist (alles andere eben schon).

Naseputzen ist sowas von no-go beim essen, schlimmer geht es nicht. Zum Naseputzen bitte vor die Türe gehen, unbedingt. Du kannst alles machen und Dich peinlich benehmen, aber Naseputzen, das geht gar nicht.

Man zeigt mit Essstäbchen nicht auf andere Leute. Man zeigt mit den Füssen nicht auf andere Leute. Essstäbchen werden zu Anfang auf den Tisch gelegt, später auf die Schüssel. Nimmst Du Dir was zum Essen, dann dürfen die Stäbchen auch auf den Tisch.

Zahnstocher werden benutzt und zwar mit vorgehaltener Hand (wie bei uns). Benutzte Zahlstocher unbedingt durchbrechen und UNTER der Schüssel "verstecken". Guten Appetit wird nicht gewünscht, das wird vorrausgesetzt. Gäste helfen beim kochen und aufräumen - nicht grad wenn sie das erste Mal da sind, aber beim nächsten Mal auf alle Fälle, und das betrifft Männer wie auch Frauen.

Man nimmt sich vom "Tablett" immer das nächste Stück das zu Dir zeigt, Niemals eine besondere Leckerei "herauspicken". Der Gastgeber wird Dir vermutlich sowieso die besten Stücke in die Schüssel geben. Man stochert nicht mit den Stäbchen im Essen herum, ausser am Anfang, um Sosse und Reis zu mischen.

Tischdecken werden nicht geschohnt, sie sind dazu da den Tisch zu schützen. Essensreste neben der Schüssel sind nicht peinlich, ganz im Gegenteil. Gerade sitzen! Die Schüssel geht zum Mund, nicht umgekehrt.

Agile Software-Entwicklung

nospam@example.com (Projektleiter) — Sat, 07 Jun 2008 11:37:18 +0200

Agile Software-Entwicklung wird vor allem von IBM mit Jazz als Teamworkplatform für Eclipse vorangetrieben. Bei der agilen Software-Entwicklung wird der gesamte Entwicklungsprozess von Planung und Design bis zu Implementierung sowie Test und Dokumentation mehrfach durchlaufen.

Das Ergebnis entsteht dabei sozusagen inkrementell, schon nach kurzer Zeit entstehen lauffähige Versionen der Software, mit den ausprobiert werden kann, ob sich damit die Anforderungen erfüllen lassen.

Das Feedback der Anwender zu dem jeweiligen Release, das sowohl in den Roll-Out kommen kann als auch nur in einer Test-Umgebung laufen kann trägt dann für die Verbesserung zur nächsten Version bei. Die agile Software-Entwicklung ist mit dem Prototyping vergleichbar, allerdings werden bei der "agilen Software-Entwicklung" lauffähige Programme für den gedachten Einsatz entwickelt und keine Dummys ohne Funktionalität.

Kerngedanke ist dabei, das laufende Programm als wichtiger einzuschätzen als eine umfassende Dokumentation. Die Herstellung des Software-Produkts erfolgt dabei ergebnisorientiert und weniger prozessorientiert. Alle hergestellten Versionen sollen schon so beschaffen sein, dass sie im fertigen Produkt Verwendung finden können.

Projektstrukturplan

nospam@example.com (Projektleiter) — Tue, 20 May 2008 11:30:00 +0200

Der Projektstrukturplan (plattdeutsch: "work breakdown structure") ist die Gliederung eines Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben. In diesem wichtige Element des Projektmanagements müssen alle Tätigkeiten und Aufgaben erfasst sein.

Zusätzlich sollte zumindest eine grobe Zeitstruktur erkennbar sein, indem man Meilensteine setzt und für bestimmte Teilaufgaben festlegt, wann diese abgeschlossen werden.

Die Teilaufgaben müssen dazu in organisatorisch delegierbare Arbeitspakete zerlegt werden. Die Arbeitspakete sind immer die untersten Elemente des Projektstrukturplans und lassen eindeutig erkennen, ob dieser Arbeitsauftrag abgeschlossen wurde oder nicht. Diese Arbeitspakete sind damit die zentralen Steuerungseinheiten im Projekt!

Ein Arbeitspaket beschreibt daher immer eine Aufgabe im Detail und führt zu einem überprüfbaren Ergebnis. Arbeitspakete sind also durch einen definierten "input" und "output" mit dem Projekt verzahnt. Wichtig ist auch, dass sie ganz klar in der Verantwortlichkeit einer Organisationseinheit (Individuum oder Team ist dabei egal) zugeordnet werden kann.

Für das einzelne Arbeitspaket sollte der Zeit- und Kostenbedarf im Vergleich zum Gesamtumfang recht gering sein. So ist eine Steuerung der Kosten für das gesamte Projekt besser durchführbar und die Arbeitspakete werden zu einer Basis für die Kosten-, Zeit- und Ressourcenplanung sowohl für Kapazitäten und Sachmittel als auch für die Ablaufplanung (üblciherweise mit Balkendiagramm oder Netzplan).

Projektziele

nospam@example.com (Projektleiter) — Wed, 14 May 2008 10:06:36 +0200

Ein Projektziel ist ein "nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes". Das Projektziel gibt allerdings niemals schon den Lösungsweg vor sondern hlält alle Möglichkeiten offen!

Für ein Projekt müssen zwei Arten von Projektzielen unterschieden werden. Sogenannte Oberziele sind strategische Ziele und leitend für das Projekt. Diese Ziele kann man weiter in Teilziele differenzieren, auf dieser Basis entstehen konkrete Handlungsziele, also möglichst quantifizierten Anforderungen. Nur wenn diese erfüllt sind, ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen.

Es empfiehlt sich, nicht mit den konkreten Zielen zu beginnen, sondern sich zunächst einmal über die abstrakten strategischen Ziele Gedanken zu machen. Eine mögliche Vorgehensweise dazu ist es, alle Ziele die der Projektgruppe einfallen auf Karten zu schreiben und diese dann auf einer Pinnwand zu clustern. Dabei kann dann eine Hierarchie für die Ziele festgelegt werden.

Eisbergmodell der Kulturen

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 10 Apr 2008 00:00:00 +0200

Das Eisbergmodell der Kulturen (Link führt zur Präsentation) besteht aus zwei Ebenen, dem Bekannten (der kleinere Teil) und dem Unbekannten (der größere Teil).

Zur Ebene des Bekannten zählen Riten, Prozesse/Systeme, Symbole und Regeln. Die Ebene besteht aus oberflächlich sichtbaren Merkmalen, die jedes Individuum von sich zu erkennen ibt. Es ist die bewusste Ebene, die aus einem kleinen Teil der zwischenmenschlichen Kommunikation besteht.

Die Ebene des Unbekannten wird definiert durch Werte, Überzeugungen, Einstellungen, Normen, Denkmuster, Interpretationen und Wissensvorräte. Handlungen eines einzelnen werden unbewusst wahrgenommen, das heißt psychische Faktoren spielen eine große Rolle.

Das Problem der zwischenmenschlichen Kommunikation dabei: Missverständnisse entstehen, weil nur die Ebene des Bekannten betrachtet wird. Ohne die Ebene des Unbekannten zu kennen, kommt es zu unverständlichen Reaktionen für den Gegenüber.

Es ist daher wichtig sich von seinem eigenem Wertesystem zu distanzieren und andere Systeme anzuerkennen, als auch die eigene Subjektivität in Frage zu stellen.

Ethnozentrismus und Ethnozentrismus

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 10 Apr 2008 00:00:00 +0200

Ethnozentrismus
Im Ethnozentrismus werden andere Völker und Kulturen vom eigenen Standpunkt aus beurteilt. Dabei wird der eigene Standpunkt in das Zentrum der Welt gestellt und als überlegen angesehen. Der Standpunkt der anderen Kulturen wird als Abweichung klassifiziert.

Eurozentrismus
Der Eurozentrismus nimmt aus einem übersteigerten Selbstwertgefühl alle kulturellen und politischen Erscheinungen außerhalb Europas in einer abgestuften und wertenden Weise war. Europa stellt sich in das Zentrum der Welt und ist somit mit dem Ethnozentrismus wesensverwandt.

Nonverbale Kommunikation

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 27 Mar 2008 12:04:00 +0100

Nonverbale Kommunikation ist "Verständigung ohne Worte" und kennt verschiedene Signale, wie: Mimik, Gestik, Räumliche Nähe, Körperhaltung, Äußere Erscheinung, Blickrichtung.

Dazu kommen noch Paraverbale Signale: Betonung, Akzent, Lautstärke.

In Anlehnung an Watzlawick wird nonverbale Kommunikation manchmal auch als analoge Kommunikation bezeichnet, verbale Kommunikation als digitale.

Ferner wird unterschieden zwischen unbewusster nonverbale Kommunikation (z.B. Geruchssinn unterhalb der Wahrnehmungsschwelle aufgenommene Signale) und bewusste nonverbale Kommunikation (z.B. Pokerface).

Durch die Fähigkeit unbewusste nonverbale Kommunikation wahrzunehmenlassen sich im sozialen Umgang miteinander Vorteile zu gewinnen.

Vier-Ohren-Modell

nospam@example.com (Projektleiter) — Thu, 27 Mar 2008 00:00:00 +0100

Das Vier-Seiten-Modell (auch Kommunikationsquadrat oder Vier-Ohren-Modell) ist ein Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun. Nach diesem Modell enthält jede Nachricht vier Botschaften. Die vier Seiten einer Nachricht sind die 'Sachseite', die 'Selbstkundgabeseite', die 'Beziehungsseite' und die 'Appellseite'.

Sachebene
Hier steht die Sachinformation im Vordergrund, also Daten, Fakten und Sachverhalte. Als Sender gilt es den Sachverhalt klar und verständlich zu vermitteln. Diese Ebene ist für Kommunikation zwischen Männern typisch. Der Empfänger hört auf der Sachebene zu und kann auf dieser Ebene auch einhaken.

Selbstkundgabe:
Jede Äußerung enthält auch persönliche Einschätzung darüber was ich dazu empfinde. dadurch wird sie zu einer Kostprobe der Persönlichkeit. Der Empfänger nimmt dies mit dem Selbstkundgabe-Ohr auf.

Beziehungsseite
Durch die Nachricht gibt der Sender (auch durch Formulierung, Gestik, Tonfall... auch zu erkennen, wie er das Gegenüber einschätzt. Somit steckt darin ein Beziehungshinweis, für welchen der Empfänger oft ein besonders sensibles Beziehungs-Ohr besitzt.

Appellseite
Mit einer Botschaft möchte man meist auch etwas erreichen. Es geht meist offen oder verdeckt um Wünsche, Appelle, Ratschläge... - mit dem Appell-Ohr ist man daher empfangsbereit für die Frage, was von einem verlangt oder gewünscht wird.

Programmablaufplan

nospam@example.com (Projektleiter) — Wed, 26 Mar 2008 20:00:00 +0100

Der Programmablaufplan (PAP) ist mit den verwendeten Symbolen in der DIN 66001 genormt. Das Ablaufdiagramm für ein Computerprogramm wird auch als Flussdiagramm bezeichnet und ist technisch nicht mehr ganz frisch. Es wurde schon inden 60er-Jahren verwendet um einen linearen Programmfluss abzubilden.

Für die damaligen Programmiersprachen war das auch völlig ausreichend, allerdings kommt man damit nicht mehr hin, wenn man es mit objektorientierten Programmkonzepten zu tun hat.

[...]

Gantt-Diagramm

nospam@example.com (Projektleiter) — Wed, 26 Mar 2008 19:55:25 +0100

zeitliche, sächliche, personelle ressourcen
[...]

Problemlösungszyklus

nospam@example.com (Projektleiter) — Wed, 19 Mar 2008 09:51:43 +0100

Um Probleme in Angriff zu nehmen und zu lösen kennt man einen Problemlösungszyklus.

Phase 1:
Was ist los, worin besteht das Problem genau?
Bevor losgegangen und versucht wird etwas zu tun ist der Analytiker gefragt. Nur wenn man die Situation kennt, kann man sich überlegen, wie das Problem oder die Aufgabe in den Griff zu bekommen ist. "Wer in der Lage ist, einen Ist-Zustand zu beschreiben, gründet eine Beratungsfirma."

Phase 2:
Was soll erreicht werden?
In dieser Phase wird das Ziel des Projekts festgelegt. Hier sind Visionäre die richtige Besetzung, aber auch Strategen können hier ihre Stärken ausspielen.

Phase 3:
Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?
Hier kommen Kreative zum Einsatz - möglichst viele Ideen sollten hier in einem Brainstörming gesammelt werden. Wichtig ist dabei, nicht betriebsblind zu sein, also z.B. Software-Werkzeuge zu verwenden, weil man sie immer schon verwendet hat. "Für jemand mit einem Hammer sieht alles aus wie ein Nagel."

Phase 4:
Welche Lösung ist die beste?
Jetzt kommt die Stunde der Entscheider! Um mit verschiedenen Kriterien eine Entscheidung zu fällen bietet sich traditionell die Nutzwertanalyse an.

Phase 5:
Wie soll die Lösung umgesetzt werden?
Das ist nun endlich eine Aufgabe für den Pragmatiker. Jetzt kann endlich die Arbeit verteilt, das Projekt geplant und Werkzeug in die Hand genommen werden.

Phase 6: (in der Literatur meist unterschlagen)
Wurde das Ziel erreciht?
In der Reflektion muss der Analytiker wieder ran. Damit entsteht auch der Übergang zu Phase 1 - falls noch etwas zu tun ist, abhängig davon ob das Ziel erreicht wurde und alle Aufgaben zielgerichtet bewältigt wurden.